Wedding planner

Het organiseren van een bruiloft wordt vaak beschreven als een ware nachtmerrie; je bedenkt het niet zo gek of er gaat wat mis! Dit is dan ook de reden waarom wedding planners tegenwoordig zeer gevraagd zijn. Maar wat doet een wedding planner precies? Welke typen wedding planners zijn er? Wat zijn de voor – en nadelen van het aannnemen van een wedding planner en hoe kies je de juiste wedding planner? Het antwoord op al deze vragen geven we in dit artikel.

Wedding planner

Het organiseren van een bruiloft wordt vaak beschreven als een ware nachtmerrie; je bedenkt het niet zo gek of er gaat wat mis! Dit is dan ook de reden waarom wedding planners tegenwoordig zeer gevraagd zijn. Maar wat doet een wedding planner precies? Welke typen wedding planners zijn er? Wat zijn de voor – en nadelen van het aannnemen van een wedding planner en hoe kies je de juiste wedding planner? Het antwoord op al deze vragen geven we in dit artikel.

Bruiloft plannen

Het inhuren van een wedding planner is dus IN, maar wie is een wedding planner eigenlijk en wat doet hij/zij precies? In de meeste gevallen is een wedding planner een professional die assisteert bij de organisatie van een huwelijk. Zo iemand houdt zich bezig met van alles en nog wat: het reserveren & decoreren van de lokatie, bestellen van de taart, inhuren van een cateringservice, samenstellen van bedankjes, enz. In feite is het takenpakket afhankelijk van de afspraken die er gemaakt zijn: wil jij zelf bezig zijn met de catering & de bedankjes of laat je echt alles over aan de wedding planner?

De rage van wedding planners is in de laatste jaren flink toegenomen. Niet verwonderlijk eigenlijk, omdat het steeds vaker voorkomt dat het aanstaand bruidspaar een drukbezet leven leidt, waardoor er geen tijd meer overblijft om zoiets groots als een huwelijk te organiseren. Daarnaast zijn er koppels die gewoon willen genieten van hun huwelijksdag, zonder zich zorgen te moeten maken over andere zaken. In deze gevallen komt dan een wedding planner bijkijken. Wedding planners zijn daarom over de gehele wereld te vinden, maar de business is het grootst in landen als de USA, India, China en enkele Europese landen, w.o Nederland.

Huwelijk plannen

Nu je bekend bent met een trouwplanner, zullen we het een beetje hebben over de verschillende soorten trouwplanners en de diensten die ze verlenen. Er zijn natuurlijk meerdere specialisten in de wedding planner business, maar hier bespreken we specifiek de volgende vier: full- service planner, evenement ontwerper, a la carte planner & day – of coördinator.

Full – service planner

Zoals de naam het reeds zegt, is een full – service planner iemand, die de meeste of zelfs alle taken op zich neemt. Zo iemand zorgt voor zowel ontwerp als organisatie van het geheel. Zaken als het afstemmen met retailers, de cateraar, het reserveren van de lokatie en verblijf voor gasten, bijhouden van het budget, inhuren van een DJ en nog heel veel meer komen voor de rekening van deze wedding planner te staan. Zijn jullie een drukbezet koppel of wil je gewoon professioneel begeleidt worden op alle gebieden, dan is een full – service planner een van de beste opties.

Evenement ontwerper

Een evenement ontwerper moet je zien als de interieur verzorger van je huwelijk; deze persoon houdt zich bezig met de algehele looks van je lokatie; denk maar aan het décor, arrangement van de tafels en stoelen, het plaatsen van centerpieces, bestek, bloemstukken, enz. In feite zorgt deze wedding planner ervoor dat je ideëen en gekozen thema voor het huwelijk, zo goed als mogelijk tot uiting komen. Een evenement ontwerper zal dus samenwerken met de bloemist en andere decorateurs, maar neemt bijvoorbeeld geen organisatorische of logistieke taken op zich.

Wanneer huur je een evenement ontwerper in? Als je van plan bent het organisatorisch deel zelf in handen te nemen, maar wel een toeziend, professioneel oog nodig hebt voor wat betreft de decoratie en overall looks. Een evenement ontwerper is verder handig wanneer je een uniek thema wilt creëeren voor je huwelijk.

A La Carte Planner

Ja, ze zijn er ook, wedding planners die op parttime basis werken en pas assistentie verlenen wanneer jij dat vraagt.  Zo een a la carte planner helpt in de meeste gevallen met vormgeving van het gehele evenement door suggesties te geven over décor, geschikte bloemisten & andere retailers aan te raden, enz. Eventueel zal deze wedding planner assistentie verlenen bij bepaalde onderdelen van de organisatie. Wanneer huur je een a la carte planner in? Als jij en je partner professionele hulp nodig hebben bij het opzetten van het plan, maar de uitvoer zelf in handen zullen nemen.

Day – of coördinator

Een day – of coördinator is, zoals de naamt het zegt, iemand die pas op de grote dag echt aanwezig zal zijn. De meeste van deze wedding planners hebben wel graag dat ze een maand van tevoren erbij betrokken worden, zodat alles op je huwelijksdag in kannen en kruiken zit. Op de grote dag zelf zorgt de day – of coördinator ervoor dat bloemisten en andere retailers hun werk goed uitvoeren, zaken als stoelen & tafels optijd geleverd en gearrangeerd worden, de locatie schoon & ordelijk gehouden wordt, enz.

Wanneer is een day – of coördinator iets voor jouw? Deze wedding planner is geschikt voor koppels die van plan zijn, in aanloop naar het huwelijk, de gehele organisatie en ontwerp op zich te nemen, maar op de dag zelf, iemand willen die dat van ze zal overnemen, zodat zij met gerust hart kunnen genieten van alle activiteiten.

Keuze genoeg dus, als het gaat om de soorten wedding planners, maar wat zal dit je kosten? Het antwoord is niet zo snel te geven; elk huwelijk is uniek waardoor de prijzen ook verschillen. Wedding planners zullen daarom eerst met je overleggen over het budget, de taken die zij moeten uitvoeren en de kosten die zij daarvoor in rekening brengen. Over het algemeen geldt echter dat hoe meer taken de wedding planner heeft, hoe meer hij/zij in rekening zal brengen. Hoe dit bepaald wordt, verschilt ook weer per wedding planner; de ene brengt een vast uur/dagtarief in rekening, terwijl de andere een bepaald percentage van de totale kosten voor het huwelijk als tarief hanteert.

Bruiloft planner: voor – en nadelen

Wedding planners zijn er dus genoeg, maar waarom zou je in de eerste plaats zo iemand moeten inhuren? Welke voordelen heb je daaraan?

Een eerste voordeel is, dat je in aanloop naar je huwelijksdag minder verplichtingen op je bord hebt. Het komt heel vaak voor dat vanwege de vele voorbereidingen, koppels in gedrang komen met hun werk en andere, sociale verplichtingen. Een wedding planner voorkomt dit en neemt meerdere taken op zich: afspraken inroosteren, bloemisten & andere verkopers ontmoeten, de lokatie reserveren, de taart bestellen, activiteiten inplannen voor je gasten, enz. Het enige dat jij doet, is aan te geven wat en hoe je het precies wilt.

Een ander voordeel is, dat een wedding planner erop toeziet dat het budget niet overschreden wordt en dat alle “to – do’s” tijdig worden afgewerkt. Doordat ze verder bijna dagelijks in contact zijn met bloemisten, cateraars, DJ’s enz, kun je via je wedding planner makkelijk aan een geschikte leverancier komen. Grote kans dat je via de contacten van je wedding planner een kleine korting krijgt op je aankopen! Ook helpt een wedding planner je, alle contracten met leveranciers goed door te nemen, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Een ander heel belangrijk voordeel aan het inhuren van een wedding planner is, dat je verzekerd bent van goed advies in vervelende situaties. Wat is een redelijk bedrag voor het kopen van kleding voor de bruidsmeisjes, wanneer stuur je je save – the – dates kaarten, je familieleden zijn het oneens over de decoratie, wat nu? De meeste wedding planners zijn al heel lang in de business en weten dus als geen ander, hoe om te gaan met deze situaties.

Zijn er ook nadelen?

Alles heeft zijn voor – en nadelen, zo ook een wedding planner. Het ligt aan jouw om te bepalen wat zwaarder weegt: de voordelen of de nadelen. Een eerste nadeel is, dat er additionele kosten zullen zijn, aangezien de wedding planner ook betaald moet worden. Verder heb je als het ware minder controle over de organisatie. Alhoewel jij het uiteindelijke besluit neemt, ligt de uitvoer gedeeltelijk of volledig in handen van de wedding planner. Zorg er dus voor dat je wel op de hoogte blijft van alle activiteiten. De kans bestaat ook dat je iemand inhuurt die onbekwaam blijkt te zijn, wat verspilling van je hardverdiende centjes is.

Goed bekeken wegen de voordelen veel zwaarder dan de kleine nadelen; je zult miscchien wat meer uitgeven, maar je houdt er uiteindelijk heel wat leuke herrineringen en veel minder kopzorg aan over.

Trouwplanner: hoe kom je aan de juiste?

Een van de grootste nadelen van een wedding planner is, dat de kans bestaat, iemand in te huren die er niet geschikt voor is. Om dit te voorkomen, is het erg belangrijk dat je vooraf een stappenplan uitzet om te komen tot de ideale wedding planner. Hoe zo een stappenplan eruit kan zien, vertellen we hier.

Het begint met een stukje huiswerk. Ga ten eerste naar de websites van de verschillende wedding planners en zoek naar foto’s van recent gehouden huwelijken. Kijk of je een overheersende stijl in die foto’s ziet en ga voor jezelf na, of dat wel iets is voor jouw. Hiermee verminder je de kandidaten tot een bruikbaar aantal.

Nadat je een top 3 of top 5 van geschikte weddingplanners op een rij hebt gezet, maak je telefonisch of via mail contact met ze. Vraag hierbij naar de volgende zaken: welke diensten verleen je allemaal bij het plannen van een huwelijk? Ben je in de geplande periode van mijn huwelijk nog beschikbaar en wat breng je voor een gemiddeld te organiseren huwelijk in rekening? Pas wanneer het antwoord op deze vragen je bevalt, kun je verder afstemmen voor een ontmoeting, het is anders je tijd niet waard.

Bereid je vervolgens voor op deze ontmoeting. Breng je wedding magazines, krantenknipsels en Pinterest selecties mee. Leg ze voor aan de wedding planner en vraag of zij het idee achter het thema van je huwelijk begrijpen. Ook is het aangeraden om de reacties van de persoon en de persoon zelf goed te observeren: hoe reageert hij/zij op je ideetjes, is er enthousiasme te bemerken, luistert hij/zij wel naar je en zou je voor langere tijd (intiem) kunnen samenwerken met de persoon? Belangrijk hierbij is, dat je je vooral niet verplicht moet voelen om gelijk een beslissing te nemen.

Na deze gesprekken neem je contact op met de referenties, recente klanten van zo een wedding planner (elke goede wedding planner zal deze referenties kunnen overleggen). Ook hier stel je aantal vragen, zoals: is het de wedding planner gelukt om binnen het budget te blijven? Zou ik je huwelijksfoto’s kunnen zien? Waren jullie tevreden over de organisatie? Hoe was de samenwerking? Hoe is de wedding planner omgegaan met problemen en wat vonden je gasten van het feest? Deze vragen stel je allemaal om een beter beeld te krijgen van hoe de wedding planner in werkelijkheid presteert.

Uiteindelijk ga je nogeens alle notes, prijzen en impressies na om ze onderling met elkaar te vergelijken. Zo kom je tot de meest geschikte wedding planner. Daarna rest nog de deal te sluiten, het contract te tekenen en te beginnen met de eerste voorbereidingen.

Tot slot

Wedding planners zijn er in verschillende soorten en prijsklassen. Ze hebben allemaal hun eigen voor – en nadelen, maar uiteindelijk ligt de beslissing bij jouw: heb je het volle vertrouwen dat een wedding planner je dag tot een onvergetelijke zal maken of doe je liever zelf.